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Unzufrieden mit der Hausverwaltung? 7 Warnsignale – und was Eigentümer tun können

Hausverwaltung reagiert nicht, Abrechnung kommt spät, Beschlüsse bleiben liegen? Sieben Warnsignale und was Eigentümer und Beirat jetzt tun können.

Redaktion diprom Hausverwaltung ·

Kurz gesagt: Unzufriedenheit mit der Hausverwaltung ist häufig. Bevor eine Gemeinschaft wechselt, lohnt ein klarer Blick: Ist es Ärger über Einzelfälle, oder fehlt Grundlegendes wie Erreichbarkeit, eine pünktliche Abrechnung oder die Umsetzung von Beschlüssen? Wenn ein Gespräch mit Fristsetzung nichts ändert, kann eine Wohnungseigentümergemeinschaft ihren Verwalter nach § 26 Abs. 3 WEG jederzeit mit Mehrheitsbeschluss abberufen.

Sie sind nicht allein. In einer Umfrage des Verbraucherschutzverbands Wohnen im Eigentum gaben 36 % der Teilnehmenden an, ihren Verwalter für nicht ausreichend qualifiziert zu halten (WiE-Umfrage 12/2025 bis 01/2026, 1.762 Teilnehmende, nicht repräsentativ). Gleichzeitig sind viele Verwaltungen überlastet: Laut VDIV-Branchenbarometer 2026 gilt das für 62,1 % der Unternehmen. Beides erklärt, warum es in vielen Gemeinschaften knirscht.

Die 7 Warnsignale

1. Anfragen bleiben unbeantwortet

Eine E-Mail bleibt eine Woche liegen, Rückrufe kommen nicht, niemand fühlt sich zuständig. Einzelne Verzögerungen kommen vor. Wenn Sie aber regelmäßig nachfassen müssen, fehlt eine klare Zuständigkeit oder Kapazität.

Prüffrage: Hat Ihr Objekt eine benannte Ansprechperson mit Vertretung?

2. Die Jahresabrechnung kommt spät oder fehlerhaft

Das Gesetz nennt keine feste Frist für die Jahresabrechnung. Sie muss aber in angemessener Zeit nach Ablauf des Kalenderjahres vorliegen (§ 28 Abs. 2 WEG), und viele Verwalterverträge nennen einen Termin. Kommt sie immer wieder erst im Herbst oder enthält sie wiederholt Fehler, verzögert das auch die Betriebskostenabrechnung vermietender Eigentümer. Diese müssen ihren Mietern innerhalb von zwölf Monaten abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Prüffrage: Welchen Termin nennt Ihr Verwaltervertrag, und wurde er eingehalten?

3. Beschlüsse werden nicht umgesetzt

Die Versammlung hat die Dachsanierung beschlossen, doch ein Jahr später ist nichts beauftragt. Die Durchführung der Beschlüsse gehört zu den Kernaufgaben jeder Verwaltung.

Prüffrage: Gibt es eine Liste der Beschlüsse mit dem jeweiligen Stand?

4. Die Rücklage ist undurchsichtig

Eigentümer sollten jederzeit wissen, wie hoch die Erhaltungsrücklage ist und wofür sie verwendet wurde. Der Verwalter muss jährlich einen Vermögensbericht erstellen, der den Stand der Rücklage zeigt (§ 28 Abs. 4 WEG).

Prüffrage: Liegt Ihnen der Vermögensbericht für das letzte Jahr vor?

5. Die Versammlung findet nicht oder zu spät statt

Der Verwalter muss mindestens einmal im Jahr eine Eigentümerversammlung einberufen (§ 24 Abs. 1 WEG). Die Einladung muss mindestens drei Wochen vorher zugehen (§ 24 Abs. 4 WEG).

Prüffrage: Wann war die letzte ordentliche Versammlung?

6. Unterlagen sind nicht einsehbar

Jeder Eigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Wird Einsicht verweigert oder immer wieder verschoben, ist das ein ernstes Warnsignal.

Prüffrage: Wie schnell erhalten Sie Einsicht in Belege und Verträge?

7. Instandhaltung nur, wenn etwas kaputt ist

Eine Verwaltung, die nur auf Schäden reagiert, verursacht auf Dauer höhere Kosten. Wartungsfristen, Prüfungen und ein Plan für größere Maßnahmen gehören zu einer ordentlichen Verwaltung.

Prüffrage: Gibt es einen mehrjährigen Instandhaltungsplan oder wenigstens eine Liste der anstehenden Maßnahmen?

Erst reden: So sprechen Sie Probleme wirksam an

Viele Konflikte lassen sich klären, bevor ein Wechsel nötig wird. Gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

  1. Beirat einbinden. Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter (§ 29 Abs. 2 WEG). Er bündelt Beschwerden und spricht für die Gemeinschaft.
  2. Konkret werden. Statt „Sie sind nie erreichbar“ besser: „Unsere Anfragen vom 3., 10. und 17. März sind unbeantwortet.“
  3. Schriftlich mit Frist. Fassen Sie die Punkte in einer E-Mail zusammen und setzen Sie eine angemessene Frist, zum Beispiel zwei Wochen.
  4. Dokumentieren. Halten Sie fest, was passiert ist und was nicht. Diese Liste ist später die Grundlage für eine Entscheidung der Versammlung.
  5. Auf die Tagesordnung. Ändert sich nichts, gehört das Thema in die nächste Eigentümerversammlung, bei Bedarf als Tagesordnungspunkt „Abberufung“.

Was Sie besser nicht tun

Wenn es nicht besser wird: der Wechsel

Seit der WEG-Reform 2020 ist ein Wechsel ohne Begründung möglich. Die Gemeinschaft beschließt mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen die Abberufung des alten und die Bestellung des neuen Verwalters (§ 25 Abs. 1, § 26 WEG). Der alte Vertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung.

Weigert sich der Verwalter, eine Versammlung mit diesem Punkt einzuberufen, obwohl mehr als ein Viertel der Eigentümer es in Textform verlangt (§ 24 Abs. 2 WEG), kann der Vorsitzende des Beirats einladen (§ 24 Abs. 3 WEG).

Den Ablauf Schritt für Schritt beschreibt unser Ratgeber „Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und Checkliste“.

Checkliste: Ist Ihre Gemeinschaft wechselbereit?

Wenn Sie die meisten Punkte abhaken können, besprechen wir Ihren Zeitplan gerne persönlich.

Anfrage vorbereiten →

Wo kann man sich über eine Hausverwaltung beschweren?

Eine zentrale Beschwerdestelle für Hausverwaltungen gibt es nicht. Je nach Anliegen sind diese Stellen zuständig:

Anliegen Zuständig
Pflichtverletzungen im Verwaltervertrag die Eigentümergemeinschaft selbst, notfalls das Amtsgericht
Verdacht, dass die Erlaubnis nach § 34c GewO fehlt oder der Verwalter unzuverlässig ist die zuständige Gewerbebehörde am Sitz der Verwaltung
Datenschutzverstöße die Datenschutzaufsicht des Landes (in NRW die LDI NRW)
Rechtliche Beratung Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht, Eigentümerverbände

Eine Bewertung auf Online-Portalen ist kein Ersatz für eine Beschwerde, kann aber anderen Eigentümern bei der Suche helfen.

Unser Anspruch

Wir verwalten Immobilien so, wie wir es uns als Eigentümer selbst wünschen. Sie haben einen festen Ansprechpartner, der Ihre Immobilie kennt, und erfahren, was bearbeitet wird, welche Informationen fehlen und wo eine Entscheidung nötig ist. Auf Ihre Anfrage erhalten Sie innerhalb von zwei Werktagen eine persönliche Rückmeldung.

So läuft der Verwaltungswechsel →

Häufige Fragen

Kann ein einzelner Eigentümer die Hausverwaltung abberufen?

Ein einzelner Eigentümer kann den Verwalter nicht allein abberufen; das beschließt die Eigentümerversammlung mit Mehrheit. Wird eine ordnungsgemäße Verwaltung dauerhaft verweigert, kann ein Eigentümer gerichtlich verlangen, dass ein notwendiger Beschluss ersetzt wird (§ 44 Abs. 1 Satz 2 WEG); dafür sollte er anwaltlich beraten werden.

Was kostet ein Verwalterwechsel?

Ein Verwalterwechsel selbst ist für die Gemeinschaft meist kostenlos, wenn er zum regulären Vertragsende erfolgt. Kosten können entstehen, wenn der alte Vertrag nach der Abberufung noch bis zu sechs Monate läuft und Vergütung vereinbart ist.

Wie lange dauert ein Wechsel?

Ein Verwalterwechsel dauert von der ersten Anfrage bis zum Start der neuen Verwaltung meist zwei bis vier Monate. Entscheidend ist der Termin der nächsten Eigentümerversammlung.

Haftet der Verwalter für Schäden durch seine Untätigkeit?

Ein Verwalter haftet der Gemeinschaft für schuldhafte Pflichtverletzungen aus dem Verwaltervertrag. Ob ein Anspruch besteht, hängt vom Einzelfall ab und sollte rechtlich geprüft werden.

Ist eine schlechte Bewertung im Internet ein Wechselgrund?

Bewertungen geben Hinweise, beruhen bei Hausverwaltungen aber oft auf wenigen Stimmen. Entscheidend sind Ihre eigenen Erfahrungen und die Prüffragen oben.

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Quellen

Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein (Stand 14.11.2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.

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