Kurz gesagt: Der Verwalter einer Eigentümergemeinschaft stellt jedes Jahr einen Wirtschaftsplan für das kommende Jahr und eine Jahresabrechnung für das vergangene Jahr auf. Seit der WEG-Reform 2020 beschließen die Eigentümer aber nicht mehr über die Zahlenwerke selbst, sondern nur über die Zahlungen: die Vorschüsse aus dem Wirtschaftsplan (§ 28 Abs. 1 WEG) und die Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse aus der Jahresabrechnung (§ 28 Abs. 2 WEG). Dazu kommt ein jährlicher Vermögensbericht (§ 28 Abs. 4 WEG).
Die drei Zahlenwerke im Überblick
| Wirtschaftsplan | Jahresabrechnung | Vermögensbericht | |
|---|---|---|---|
| Zeitraum | kommendes Jahr | abgelaufenes Jahr | Stand zum Jahresende |
| Zweck | Kosten schätzen, Hausgeld festlegen | tatsächliche Kosten abrechnen | Vermögen der Gemeinschaft zeigen |
| Beschlossen wird über | die Vorschüsse (Hausgeld) | Nachschüsse bzw. Anpassung der Vorschüsse | nicht beschlossen, nur vorgelegt |
| Rechtsgrundlage | § 28 Abs. 1 WEG | § 28 Abs. 2 WEG | § 28 Abs. 4 WEG |
Der Wirtschaftsplan
Der Wirtschaftsplan schätzt die Einnahmen und Ausgaben des kommenden Jahres. Daraus ergibt sich, wie viel Hausgeld jeder Eigentümer monatlich zahlt. Er enthält:
- die voraussichtlichen Bewirtschaftungskosten (Versicherungen, Wasser, Heizung, Hausmeister, Verwaltung)
- die Zuführung zur Erhaltungsrücklage
- die Verteilung auf die einzelnen Einheiten nach dem geltenden Verteilerschlüssel
Die Eigentümer beschließen über die Vorschüsse. Wird kein neuer Wirtschaftsplan beschlossen, gilt der alte nicht automatisch weiter, es sei denn, die Gemeinschaft hat das so beschlossen. Viele Gemeinschaften fassen deshalb einen Fortgeltungsbeschluss.
Die Jahresabrechnung
Die Jahresabrechnung zeigt, was im abgelaufenen Jahr tatsächlich eingenommen und ausgegeben wurde. Sie besteht üblicherweise aus:
- Gesamtabrechnung aller Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft
- Einzelabrechnungen für jede Einheit mit dem Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben
- Entwicklung der Erhaltungsrücklage (Anfangsbestand, Zuführung, Entnahmen, Endbestand)
- Kontenabgleich mit den Bankkonten der Gemeinschaft
- Ausweis haushaltsnaher Dienstleistungen und Handwerkerleistungen (§ 35a EStG), damit Eigentümer sie in der Steuererklärung angeben können
Worüber beschlossen wird
Die Eigentümer beschließen nur über die Nachschüsse oder die Anpassung der Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Das hat eine wichtige Folge: Ein Beschluss ist nicht schon deshalb angreifbar, weil die Abrechnung formale Mängel hat. Entscheidend ist, ob Fehler die Zahlbeträge betreffen. Trotzdem lohnt eine sorgfältige Prüfung, denn eine fehlerhafte Abrechnung zieht Folgefehler nach sich, etwa in den Betriebskostenabrechnungen vermietender Eigentümer.
Gibt es eine Frist?
Das Gesetz nennt keine feste Frist. Der Verwalter muss die Jahresabrechnung „nach Ablauf des Kalenderjahres“ aufstellen (§ 28 Abs. 2 WEG). In der Praxis gilt eine Aufstellung in den ersten Monaten des Folgejahres als angemessen. Viele Verwalterverträge nennen einen festen Termin. Wichtig für Vermieter: Die Betriebskostenabrechnung an Mieter muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB). Eine späte WEG-Abrechnung bringt Vermieter deshalb unter Zeitdruck.
Der Vermögensbericht
Seit 2020 muss der Verwalter nach Ablauf jedes Kalenderjahres einen Vermögensbericht erstellen und jedem Eigentümer zur Verfügung stellen (§ 28 Abs. 4 WEG). Er enthält den Stand der Erhaltungsrücklage und eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens, etwa Bankguthaben und offene Forderungen. So sehen Eigentümer, ob die Rücklage für anstehende Maßnahmen reicht.
Wer prüft? Die Rolle des Beirats
Der Verwaltungsbeirat soll Wirtschaftsplan und Jahresabrechnung prüfen und mit einer Stellungnahme versehen, bevor die Versammlung beschließt (§ 29 Abs. 2 WEG). Gibt es keinen Beirat, kann jeder Eigentümer selbst prüfen. Jeder Eigentümer hat ein Recht auf Einsicht in die Verwaltungsunterlagen, also auch in Belege und Kontoauszüge (§ 18 Abs. 4 WEG).
Prüf-Checkliste für Eigentümer und Beirat
Vollständigkeit
- ☐ Gesamtabrechnung, Einzelabrechnung und Rücklagenentwicklung liegen vor.
- ☐ Der Vermögensbericht liegt vor.
- ☐ Die Abrechnung umfasst genau das Kalenderjahr (oder das vereinbarte Wirtschaftsjahr).
Zahlen
- ☐ Anfangsbestand der Konten entspricht dem Endbestand des Vorjahres.
- ☐ Endbestand stimmt mit den Kontoauszügen zum 31.12. überein.
- ☐ Summe der Einzelabrechnungen ergibt die Gesamtabrechnung.
- ☐ Hausgeldzahlungen jedes Eigentümers sind richtig erfasst.
Belege (Stichprobe)
- ☐ Größere Rechnungen sind durch Angebote oder Beschlüsse gedeckt.
- ☐ Keine doppelt gebuchten Rechnungen.
- ☐ Rechnungen sind an die Gemeinschaft adressiert und enthalten die Pflichtangaben (§ 14 UStG).
Verteilung
- ☐ Die Kosten sind nach dem richtigen Schlüssel verteilt (gesetzlich nach Miteigentumsanteilen, § 16 Abs. 2 WEG, sofern nichts anderes vereinbart oder beschlossen ist).
- ☐ Heiz- und Warmwasserkosten sind nach der Heizkostenverordnung verteilt.
- ☐ Haushaltsnahe Dienstleistungen sind getrennt ausgewiesen.
Rücklage
- ☐ Zuführungen entsprechen dem Wirtschaftsplan.
- ☐ Entnahmen sind durch Beschlüsse gedeckt.
Beispiel: So lesen Sie Ihre Einzelabrechnung
Eine Einzelabrechnung ist einfacher zu lesen, als sie aussieht. Gehen Sie von oben nach unten vor (Beispielzahlen, keine echte Abrechnung):
| Position | Betrag |
|---|---|
| Ihr Anteil an den Kosten des Jahres (nach Verteilerschlüssel) | 3.120,00 € |
| zuzüglich Ihr Anteil an der Zuführung zur Erhaltungsrücklage | 600,00 € |
| Summe Ihrer Soll-Kosten | 3.720,00 € |
| Ihre gezahlten Hausgeldvorschüsse (12 × 300,00 €) | 3.600,00 € |
| Ergebnis: Nachzahlung | 120,00 € |
Drei Fragen helfen bei der Prüfung:
- Stimmen die Vorschüsse? Vergleichen Sie die angegebenen Zahlungen mit Ihren Kontoauszügen.
- Stimmt Ihr Anteil? Prüfen Sie, ob der Verteilerschlüssel bei Ihrer Einheit richtig angesetzt ist, etwa Ihre Miteigentumsanteile oder die erfassten Verbrauchswerte bei Heizung und Wasser.
- Hat sich etwas stark verändert? Legen Sie die Abrechnung des Vorjahres daneben. Große Sprünge bei einzelnen Positionen sollte der Verwalter erklären können.
Vermietende Eigentümer brauchen zusätzlich die Trennung in umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten. Verwaltungskosten und die Zuführung zur Rücklage dürfen nicht auf Mieter umgelegt werden.
Typische Fehler
- falscher Verteilerschlüssel, etwa nach Wohnfläche statt nach Miteigentumsanteilen ohne entsprechenden Beschluss
- Kosten aus dem Vorjahr oder Folgejahr in der falschen Abrechnung
- Entnahmen aus der Rücklage ohne Beschluss
- fehlender oder unvollständiger Ausweis nach § 35a EStG
- Heizkosten nicht nach Verbrauch verteilt
Werden Fehler gefunden, sollte der Beirat sie vor der Versammlung mit dem Verwalter klären. So kann die korrigierte Fassung beschlossen werden.
Was wir bei der Abrechnung übernehmen
In der WEG-Verwaltung erstellen wir Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht und bereiten sie nachvollziehbar auf. Für die Prüfung durch den Verwaltungsbeirat stellen wir die Belege bereit.
Häufige Fragen
Bis wann muss die Jahresabrechnung der WEG vorliegen?
Das Wohnungseigentumsgesetz nennt keine feste Frist; der Verwalter muss die Jahresabrechnung nach Ablauf des Kalenderjahres aufstellen (§ 28 Abs. 2 WEG). Üblich ist eine Aufstellung in den ersten Monaten des Folgejahres, oft regelt der Verwaltervertrag einen Termin.
Worüber beschließen die Eigentümer bei der Jahresabrechnung?
Seit der WEG-Reform 2020 beschließen die Eigentümer nur über die Nachschüsse oder die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG), nicht über die Abrechnung als Ganzes.
Was steht im Vermögensbericht?
Der Vermögensbericht nach § 28 Abs. 4 WEG zeigt den Stand der Erhaltungsrücklage und das wesentliche Vermögen der Gemeinschaft zum Jahresende. Jeder Eigentümer erhält ihn.
Darf ich als Eigentümer die Belege sehen?
Jeder Wohnungseigentümer kann Einsicht in die Verwaltungsunterlagen verlangen (§ 18 Abs. 4 WEG). Dazu gehören Rechnungen, Verträge und Kontoauszüge der Gemeinschaft.
Was passiert, wenn kein Wirtschaftsplan beschlossen wird?
Ohne Beschluss gibt es für das neue Jahr keine Grundlage für Hausgeldvorschüsse, es sei denn, die Gemeinschaft hat beschlossen, dass der alte Plan bis zu einem neuen Beschluss fortgilt. Ein solcher Fortgeltungsbeschluss ist deshalb verbreitet.
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Quellen
- Wohnungseigentumsgesetz, §§ 16, 18, 28, 29: https://www.gesetze-im-internet.de/woeigg/
- § 556 BGB: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__556.html
- § 35a EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__35a.html
- § 14 UStG: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
- Heizkostenverordnung: https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/
Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein (Stand 14.11.2026) und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.