Kurz gesagt: Vermieter müssen über die Vorauszahlungen für Betriebskosten jährlich abrechnen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, sonst sind Nachforderungen meist ausgeschlossen. Umlegen darf der Vermieter nur Kosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und zu den Betriebskosten nach der Betriebskostenverordnung gehören. Mieter haben nach Zugang zwölf Monate Zeit für Einwendungen.
Dieser Ratgeber erklärt die Fristen, die umlagefähigen Kosten, die formalen Anforderungen und die Fehler, die in der Praxis am häufigsten zu Streit führen. Er richtet sich an private Vermieter von Wohnungen und Mehrfamilienhäusern.
Was sind Betriebskosten?
Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes laufend entstehen (§ 556 Abs. 1 BGB, § 1 Abs. 1 Betriebskostenverordnung – BetrKV). Entscheidend ist das Wort laufend: Es geht um wiederkehrende Kosten wie Grundsteuer, Wasser, Müllabfuhr oder Gebäudeversicherung.
Keine Betriebskosten sind nach § 1 Abs. 2 BetrKV:
- Verwaltungskosten, also auch die Vergütung einer Hausverwaltung, Kontoführungsgebühren oder Kosten für die eigene Buchhaltung,
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also Reparaturen und die Behebung von Schäden.
Diese Kosten trägt der Vermieter selbst. Eine Mietvertragsklausel, die Verwaltungskosten bei Wohnraum auf den Mieter umlegt, ist in der Regel unwirksam.
Welche Kosten sind umlagefähig?
Die Betriebskostenverordnung zählt in § 2 die umlagefähigen Kostenarten auf. Umlegen darf der Vermieter nur, was im Mietvertrag vereinbart ist. Der Verweis auf die Betriebskostenverordnung genügt dafür in der Regel.
| Nr. (§ 2 BetrKV) | Kostenart | Beispiele |
|---|---|---|
| 1 | Laufende öffentliche Lasten | Grundsteuer |
| 2–3 | Wasserversorgung, Entwässerung | Wasser, Abwasser, Zählermiete |
| 4–6 | Heizung und Warmwasser | Brennstoff, Wartung, Ablesung (Abrechnung nach Heizkostenverordnung) |
| 7 | Aufzug | Strom, Wartung, Notruf |
| 8 | Straßenreinigung, Müllbeseitigung | städtische Gebühren |
| 9 | Gebäudereinigung, Ungezieferbekämpfung | Treppenhausreinigung |
| 10 | Gartenpflege | Rasenmähen, Heckenschnitt |
| 11 | Beleuchtung | Strom für Treppenhaus und Außenlicht |
| 12 | Schornsteinreinigung | Kehr- und Messgebühren |
| 13 | Sach- und Haftpflichtversicherung | Gebäudeversicherung, Haftpflicht |
| 14 | Hauswart | Hausmeister, soweit nicht für Reparaturen oder Verwaltung |
| 15 | Antenne, Breitbandnetz | seit 1. Juli 2024 stark eingeschränkt, siehe unten |
| 16 | Wäschepflege | Gemeinschaftswaschmaschine |
| 17 | Sonstige Betriebskosten | nur, wenn im Mietvertrag einzeln benannt, z. B. Wartung von Rauchwarnmeldern; die Miete für Rauchwarnmelder ist dagegen nicht umlagefähig (BGH, Urteil vom 11.05.2022, VIII ZR 379/20) |
Kabelfernsehen: Seit dem 1. Juli 2024 sind Grundgebühren für Breitbandanschlüsse (Kabel-TV) und Nutzungsentgelte für fremde Antennenanlagen nicht mehr umlagefähig. Umlegbar bleiben der Betriebsstrom und, bei einer Gemeinschaftsantenne, die Prüfkosten (§ 2 Nr. 15 a und b BetrKV). Für gebäudeinterne Glasfasernetze mit freier Anbieterwahl kann ein Bereitstellungsentgelt nach § 72 Abs. 1 TKG umgelegt werden (§ 2 Nr. 15 c BetrKV). Prüfen Sie Ihre Abrechnung auf diesen Posten.
Hausmeister: Ein Hausmeister macht oft beides, umlagefähige Arbeiten (Reinigung, Winterdienst) und nicht umlagefähige (Reparaturen, Verwaltungsaufgaben). Der nicht umlagefähige Anteil muss herausgerechnet werden. Das ist eine der häufigsten Fehlerquellen.
Die Fristen im Überblick
| Frist | Was gilt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Abrechnungszeitraum | höchstens zwölf Monate | § 556 Abs. 3 Satz 1 BGB |
| Abrechnungsfrist für den Vermieter | Zugang beim Mieter spätestens mit Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums | § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB |
| Folge der Fristversäumnis | Nachforderungen ausgeschlossen, außer der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten | § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB |
| Einwendungsfrist für den Mieter | spätestens bis Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung | § 556 Abs. 3 Satz 5 BGB |
| Guthaben | Das Guthaben steht dem Mieter auch bei verspäteter Abrechnung zu | ständige Rechtsprechung |
Beispiel: Abrechnungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025. Die Abrechnung muss dem Mieter bis zum 31. Dezember 2026 zugegangen sein. Maßgeblich ist der Zugang, nicht das Absenden. Wer am 30. Dezember einen einfachen Brief einwirft, trägt das Risiko, dass er zu spät ankommt.
Was „nicht zu vertreten“ bedeutet: Die Ausnahme ist eng. Sie kann greifen, wenn der Vermieter selbst ohne eigenes Verschulden keine Abrechnungsgrundlagen hat, etwa weil ein Grundsteuerbescheid rückwirkend geändert wurde. Eine verspätete Jahresabrechnung der WEG entlastet den Vermieter einer Eigentumswohnung grundsätzlich nicht; er muss trotzdem innerhalb der Jahresfrist abrechnen (BGH, Urteil vom 25.01.2017, VIII ZR 249/15). Fehler einer beauftragten Hausverwaltung muss sich der Vermieter ebenfalls zurechnen lassen.
Was eine formell ordnungsgemäße Abrechnung enthalten muss
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs braucht eine Betriebskostenabrechnung mindestens:
- die Zusammenstellung der Gesamtkosten je Kostenart,
- die Angabe und, soweit nötig, Erläuterung des Verteilerschlüssels,
- die Berechnung des Anteils des Mieters,
- den Abzug seiner Vorauszahlungen.
Fehlt einer dieser Punkte, ist die Abrechnung formell fehlerhaft. Dann kann sie die Frist unter Umständen nicht wahren. Inhaltliche Fehler, etwa ein falscher Betrag, lassen sich dagegen auch nach Fristablauf noch korrigieren, allerdings nicht zulasten des Mieters.
Verteilerschlüssel
Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, werden Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umgelegt (§ 556a Abs. 1 Satz 1 BGB). Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, werden nach Verbrauch umgelegt (§ 556a Abs. 1 Satz 2 BGB). Für Heizung und Warmwasser gilt vorrangig die Heizkostenverordnung (siehe unseren Ratgeber zur Heizkostenabrechnung).
Belegeinsicht
Der Mieter darf die Originalbelege einsehen. Das Recht ergibt sich aus der Rechenschaftspflicht des Vermieters (§ 259 BGB). Die Einsicht findet in der Regel am Sitz des Vermieters oder der Verwaltung statt. Kopien gegen Kostenerstattung sind üblich.
Wirtschaftlichkeit
Der Vermieter muss den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten (§ 556 Abs. 3 Satz 1 Halbsatz 2 BGB). Er darf keine überteuerten Verträge zulasten der Mieter abschließen, etwa für Hausreinigung oder Gartenpflege zu deutlich überhöhten Preisen.
Besonderheit: vermietete Eigentumswohnung
Wer eine Eigentumswohnung vermietet, bekommt von der WEG-Verwaltung einmal im Jahr die Einzelabrechnung aus der Jahresabrechnung der Gemeinschaft. Diese Einzelabrechnung ist keine Betriebskostenabrechnung für den Mieter. Sie enthält auch nicht umlagefähige Positionen wie Verwaltervergütung, Erhaltungsrücklage und Reparaturen. Außerdem verteilt sie nach den Schlüsseln der Gemeinschaft, etwa nach Miteigentumsanteilen, die vom Mietvertrag abweichen können.
Der Vermieter muss daraus eine eigene Abrechnung für den Mieter erstellen: umlagefähige Positionen herausfiltern, Schlüssel anpassen, Grundsteuer ergänzen (die Gemeinde stellt sie dem Eigentümer direkt in Rechnung), Vorauszahlungen abziehen.
Zeitproblem: Beschließt die Gemeinschaft die Jahresabrechnung erst spät im Jahr, bleibt dem Vermieter wenig Zeit. Wartet er auf den Beschluss, kann die Zwölf-Monats-Frist gegenüber dem Mieter ablaufen. Viele Vermieter beauftragen deshalb eine Sondereigentumsverwaltung, die beide Abrechnungen im Blick behält.
Die häufigsten Fehler
- Zu späte Zustellung. Zugang zählt, nicht Versand. Für den Nachweis eignet sich ein Einwurf-Einschreiben oder die persönliche Übergabe mit Zeugen.
- Nicht vereinbarte Kostenarten. „Sonstige Betriebskosten“ dürfen nur umgelegt werden, wenn sie im Mietvertrag konkret benannt sind.
- Verwaltungs- oder Reparaturkosten in der Abrechnung, oft versteckt in Hausmeister- oder Wartungsrechnungen.
- Falsche Flächen. Die Wohnfläche im Mietvertrag weicht von der tatsächlichen ab. Maßgeblich ist die tatsächliche Wohnfläche, nicht die im Mietvertrag angegebene (BGH, Urteil vom 30.05.2018, VIII ZR 220/17).
- Leerstand nicht berücksichtigt. Kosten für leerstehende Wohnungen trägt der Vermieter, sie dürfen nicht auf die übrigen Mieter verteilt werden.
- WEG-Einzelabrechnung ungeprüft weitergereicht (siehe oben).
- Kabel-TV weiter umgelegt, obwohl das seit Juli 2024 in der Regel unzulässig ist.
- Vorauszahlungen nicht angepasst. Nach einer Abrechnung können beide Seiten die Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Wer das versäumt, produziert im nächsten Jahr wieder hohe Nachzahlungen.
Checkliste für Vermieter
- ☐ Mietvertrag geprüft: Welche Kostenarten sind vereinbart? Welcher Verteilerschlüssel?
- ☐ Alle Rechnungen und Bescheide des Abrechnungsjahres vorhanden (Grundsteuer, Versorger, Versicherung, Dienstleister)
- ☐ Nicht umlagefähige Anteile herausgerechnet (Verwaltung, Reparaturen, Hausmeister-Anteil)
- ☐ Heiz- und Warmwasserkosten nach Heizkostenverordnung abgerechnet
- ☐ Leerstand berücksichtigt
- ☐ Vorauszahlungen korrekt abgezogen
- ☐ Zugang vor Fristende sichergestellt und dokumentiert
- ☐ Anpassung der Vorauszahlungen mitgeteilt
Was wir dabei übernehmen
In der Mietverwaltung und der Sondereigentumsverwaltung führen wir die erforderlichen Belege zusammen, erstellen die Betriebskostenabrechnung und bearbeiten Rückfragen. Bei vermieteten Eigentumswohnungen bauen wir die Abrechnung auf der WEG-Abrechnung, weiteren relevanten Kosten und dem Mietvertrag auf.
Mietverwaltung → · Sondereigentumsverwaltung →
Häufige Fragen
Bis wann muss die Nebenkostenabrechnung beim Mieter sein?
Die Betriebskostenabrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 Satz 2 BGB). Für das Kalenderjahr 2025 ist das der 31. Dezember 2026.
Was passiert, wenn der Vermieter die Frist verpasst?
Dann kann er in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 3 BGB). Ein Guthaben muss er dem Mieter trotzdem auszahlen.
Wie lange kann ein Mieter der Abrechnung widersprechen?
Einwendungen muss der Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach sind sie ausgeschlossen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Darf der Vermieter die Kosten der Hausverwaltung auf den Mieter umlegen?
Nein. Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV keine Betriebskosten und dürfen bei Wohnraum nicht umgelegt werden.
Ist die WEG-Abrechnung gleichzeitig die Nebenkostenabrechnung für den Mieter?
Nein. Die Einzelabrechnung der Eigentümergemeinschaft enthält auch nicht umlagefähige Kosten und verwendet andere Verteilerschlüssel. Der Vermieter muss daraus eine eigene Betriebskostenabrechnung für den Mieter erstellen.
Darf Kabelfernsehen noch über die Nebenkosten abgerechnet werden?
Seit dem 1. Juli 2024 in der Regel nicht mehr. Ausnahmen gibt es nur in eng begrenzten Fällen für neu errichtete Glasfasernetze.
Weiterlesen
- Heizkostenabrechnung: Was die Heizkostenverordnung verlangt
- Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan der WEG: So prüfen Eigentümer richtig
- Was kostet eine Hausverwaltung? Preise 2026 und was im Grundpreis steckt
Quellen
- Bürgerliches Gesetzbuch §§ 259, 556, 556a, 560: https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/
- Betriebskostenverordnung §§ 1, 2: https://www.gesetze-im-internet.de/betrkv/
- Telekommunikationsgesetz § 72 (Glasfaser-Bereitstellungsentgelt): https://www.gesetze-im-internet.de/tkg_2021/
- Heizkostenverordnung: https://www.gesetze-im-internet.de/heizkostenv/
Dieser Artikel erklärt die Rechtslage allgemein (Stand 14.11.2026) und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.